Na podstawie upoważnienia Nr 10/2013 z dnia 22 maja 2013 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 23 maja 2013 r. do 28 czerwca 2013 r. w Przedszkolu Samorządowym Nr 40 w Kielcach i w Przedszkolu Samorządowym Nr 21 w Kielcach kontrolę problemową w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem oraz dochodów i wydatków a także przestrzegania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.

I.   W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Przedszkolu Samorządowym Nr 40 w Kielcach nie stwierdzono nieprawidłowości.

II.  W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Przedszkolu Samorządowym Nr 21 w Kielcach stwierdzono co następuje:

1      Gospodarka kasowa

W trakcie kontroli ustalono, że jednostka nie prowadzi kasy (brak ewidencji na koncie 101 – Kasa, nie sporządzanie raportów kasowych, etc.). Stwierdzono natomiast, iż w kontrolowanym okresie prowadzony był obrót gotówkowy, a mianowicie pobierana była gotówka z banku w postaci tzw. zaliczki na zakup artykułów żywnościowych i innych. 

2      Gospodarka drukami ścisłego zarachowania

3      Stan prawny nieruchomości

Książka obiektu budowlanego kontrolowanego przedszkola nie zawierała:

-      pozwolenia na użytkowanie obiektu - nazwy organu, który wydał, numeru i daty wydania,

-      zmiany właściciela lub zarządcy - numeru i daty protokołu przejęcia obiektu,

-      planu sytuacyjnego obiektu, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określającego również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektu do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

 

 

4      Gospodarka magazynowa.

a)   Osoba wykonująca czynności magazyniera nie podpisała oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone jej środki znajdujące się w magazynie jednostki.

b) Podczas kontroli dokonano wyrywkowego porównania rzeczywistego stanu poszczególnych materiałów znajdujących się w magazynie jednostki ze stanem wynikającym z prowadzonych elektronicznie kartotek magazynowych. W wyniku powyższych czynności stwierdzono niedobory i nadwyżki zapasów towarów w magazynie.

c)   W wyniku przeprowadzonej wizji w terenie stwierdzono, że magazyn nie jest dostatecznie zabezpieczony, gdyż nie był on zamknięty a dostęp do niego posiadali wszyscy pracownicy kuchni.

5      Środki trwałe, wyposażenie i wartości niematerialne i prawne

a)     Zdaniem kontrolujących w jednostce prowadzona powinna być także ewidencja przedmiotów nie będących własnością jednostki lecz pracowników (np.: obrazy, radia itp.)

b)    W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że środek trwały – patelnia elektryczna o wartości 4.862,80 zł wpisany jest do księgi inwentarzowej pozostałych środków trwałych a powinien być - zdaniem kontrolujących - wpisany do książki inwentarzowej środków trwałych (ewidencji szczegółowej do konta „011”).

6      Wydatki rzeczowe i bezosobowe

a)  W kontrolowanym okresie dowody księgowe, potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) a także podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co jest niezgodne z art. 21, ust. 1, pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121 poz. 591 z późn. zm.). W trakcie kontroli ustalono, że w jednostce w kontrolowanym okresie nie dokonywano dekretacji ręcznej dowodów księgowych, nie drukowano także dekretów z programu księgowego, na dokumentach brak jest również numerów pod jakimi zostały ujęte w księgach rachunkowych.

b)    Zgodnie z § 1, pkt 2 działu V załącznika nr 5 do Zarządzenia Nr 1/11 Dyrektora Przedszkola Samorządowego Nr 21 w Kielcach z dnia 3 stycznia 2011 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości faktury VAT, rachunki oraz inne dowody księgowe, z których kwoty przekazywane są przelewem bankowym winny być sprawdzane pod względem: merytorycznym oraz formalno-rachunkowym. W trakcie kontroli ustalono, że w kontrolowanym okresie brak było na ww. dokumentach opisu dot. ich sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym.