Sprawozdanie z kontroli

Sprawozdanie z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 3 w Kielcach, Rodzinnym Domu Dziecka Nr 4 w Kielcach oraz zlikwidowanym Rodzinnym Domu Dziecka Nr 1 w Kielcach.

Na podstawie upoważnienia Nr 5/2012 z dnia 28 lutego 2012 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach 1 – 19 marca 2012 r. kontrolę doraźną w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 3 w Kielcach, Rodzinnym Domu Dziecka Nr 4 w Kielcach oraz zlikwidowanym Rodzinnym Domu Dziecka Nr 1 w Kielcach, w zakresie:

1) potwierdzenia wiarygodności uszkodzenia komputerowego systemu finansowo-księgowego, wykorzystywanego przez głównego księgowego ww. jednostek;

2) potwierdzenia autentyczności i prawidłowości dokonania odtworzenia zapisów księgowych za 2011 r. w księgach rachunkowych ww. jednostek.

W wyniku kontroli stwierdzono:

1. W zakresie potwierdzenia wiarygodności uszkodzenia komputerowego systemu finansowo-księgowego, wykorzystywanego przez głównego księgowego Rodzinnych Domów Dziecka.

Z informacji uzyskanych od głównej księgowej Rodzinnych Domów Dziecka Nr 3 i 4 oraz zlikwidowanego Rodzinnego Domu Dziecka Nr 1 wynika, że w 2011 r. księgi rachunkowe ww. jednostek prowadzone były w komputerowym systemie finansowo księgowym FK, zainstalowanym na komputerze (laptop) będącym aktualnie na wyposażeniu Rodzinnego Domu Dziecka Nr 3 w Kielcach. Główna księgowa oświadczyła, że w grudniu 2011 r. nastąpiła awaria komputera, w wyniku której utraciła wszystkie zapisy dokonane w programie FK, a w serwisie komputerowym orzeczono, że awarii uległ dysk twardy komputera co uniemożliwia odzyskanie danych. Zakład Obsługi i Informatyki Urzędu Miasta Kielce wydał opinię, z której wynika, że dysk twardy uległ uszkodzeniu, co uniemożliwia dalszą pracę na komputerze. Ponadto stwierdzono pęknięcia obudowy komputera, które mogły powstać na skutek upadku komputera na twarde podłoże.

2. W zakresie potwierdzenia autentyczności i prawidłowości dokonania odtworzenia zapisów księgowych za 2011 r. w księgach rachunkowych Rodzinnych Domów Dziecka.

Z wyjaśnień złożonych przez główną księgową kontrolowanych jednostek wynika, że w 2011 r. księgi rachunkowe prowadzone były w komputerowym systemie finansowo-księgowym FK. W grudniu 2011 r. nastąpiła awaria komputera w wyniku której utracono wszelkie zapisy dokonane w tym systemie. Nie dokonywano żadnych kopii zapasowych na zewnętrznych nośnikach ani wydruków z tego programu.

Pracownik zatrudniony na stanowisku głównego księgowego nie posiada kwalifikacji wymaganych do pełnienia tej funkcji w jednostkach sektora finansów publicznych.

a) Rodzinny Dom Dziecka Nr 3 w Kielcach

bilans, rachunek zysków i strat oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki złożone do UM Kielce w dniu 05.03.2012 r. zostały sporządzone na nieprawidłowych formularzach.

dane wykazane w zestawieniu obrotów i sald załączonym do złożonego w dniu 05.03.2012 r. sprawozdania finansowego są różne od danych wykazanych w zestawieniu obrotów i sald, które zostało wydrukowane z systemu finansowo-księgowego w dniu 06.03.2012 r. na potrzeby kontroli.

Wykazano różnice w zakresie:

- bilansów otwarcia.

- sald kont.

- w zestawieniach obrotów i sald nie wykazano konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, pomimo zrealizowanych dochodów wykazanych w sprawozdaniach budżetowych Rb-27S za 2011 r.

w księgach rachunkowych Domu ujmowane są faktury wystawiane na różnych nabywców.

dekretacja dokumentów nie pozwala na stwierdzenie czy wydatek został poniesiony w związku z działalnością jednostki np. Faktura Vat 160/2011 z 28.08.2011 r. za zakwaterowanie z wyżywieniem, opisana została przez Dyrektora Domu jako „opłata za pobyt na wczasach dzieci”. Brak informacji za jaką ilość dzieci i czy wraz z dziećmi przebywali opiekunowie.

brak w dokumentacji pełnej dekretacji księgowej tzn. opisu na jakich kontach dana operacja została zaksięgowana.

brak w opisie dokumentów w jaki sposób wyliczana jest kwota wydatku kwalifikowana jako wydatek ze środków danej jednostki budżetowej, np. Faktura Vat nr 510/F/FB/1657/08/11 z dnia 05.08.2011 r. wystawiona przez PGNiG S.A. dla Mariana Moskwy na kwotę 350,86 zł. Z dekretacji wynika, że 31.08.2011 r. zatwierdzono do zapłaty kwotę 245,60 zł.

kontrolującym nie przedstawiono zasad rachunkowości ustalonych dla jednostki budżetowej RDD Nr 3 w Kielcach.

b) Rodzinny Dom Dziecka Nr 4 w Kielcach

Bilans, rachunek zysków i strat oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki złożone do UM Kielce w dniu 05.03.2012 r. zostały sporządzone na nieprawidłowych formularzach.

Dane wykazane w zestawieniu obrotów i sald załączonym do złożonego w dniu 05.03.2012 r. sprawozdania finansowego są różne od danych wykazanych w zestawieniu obrotów i sald, które zostało wydrukowane z systemu finansowo-księgowego w dniu 06.03.2012 r. na potrzeby kontroli.

Wykazano różnice w zakresie:

- bilansów otwarcia.

- sald kont.

- w zestawieniach obrotów i sald nie wykazano konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, pomimo zrealizowanych dochodów wykazanych w sprawozdaniu budżetowym Rb-27S za 2011 r.

W rachunku zysków i strat, na koniec 2011 roku, wykazana została strata -216 781,50 zł pomimo, iż nie zostały wykazane żadne przychody a koszty działalności operacyjnej wyniosły łącznie 217 449,26 zł. Strata w wysokości równej kosztom działalności operacyjnej tj. 217 449,26 zł została wykazana w bilansie, zestawieniu zmian w funduszu oraz w zestawieniu obrotów i sald złożonym w 05.03.2012 r.

W zestawieniu zmian funduszu w poz. VII. Fundusz, stan na koniec roku poprzedniego, wykazano kwotę -6 785,24 zł a w pasywach bilansu w poz. A. Fundusz, stan na początek roku, została ujęta kwota -6 786,24 zł.

Faktura VAT nr 1567/2011 z 25.06.2011 r. wystawiona przez Aptekę „Na Krakowskiej” dla RDD Nr 4 na kwotę do zapłaty 5 zł ujęta w księgach rachunkowych na koncie 101 i 130 w wartości netto 36,85 zł.

W księgach rachunkowych Domu ujmowane są faktury wystawiane na różnych nabywców.

Brak w dokumentacji pełnej dekretacji księgowej tzn. opisu na jakich kontach dana operacja została zaksięgowana.

Brak w dokumentacji pełnej dekretacji budżetowej tzn. opisu na jakich paragrafach operacja została zaksięgowana.

Brak w opisie dokumentów w jaki sposób wyliczana jest kwota wydatku kwalifikowana jako wydatek ze środków danej jednostki budżetowej, np.

Faktura Vat nr FKC94153262/005/11 z dnia 09.05.2011 r. wystawiona przez TP S.A. dla Zawierucha Edward na kwotę 237,87 zł. Z dekretacji wynika, że 30.05.2011 r. zatwierdzono do zapłaty kwotę 204,53 zł.

Faktura Vat nr FKC94153262/006/11 z dnia 08.06.2011 r. wystawiona przez TP S.A. dla Zawierucha Edward na kwotę 152,60 zł. Z dekretacji wynika, że 27.06.2011 r. zatwierdzono do zapłaty kwotę 153,87 zł.

Faktura Vat nr 510/FB/15311/04/11 z dnia 27.04.2011 r. wystawiona przez PGNiG S.A. dla Zawierucha Edward na kwotę 665,13 zł. Z dekretacji wynika, że 30.05.2011 r. zatwierdzono do zapłaty kwotę 581,99 zł.

Kontrolującym nie przedstawiono zasad rachunkowości ustalonych dla jednostki budżetowej RDD Nr 4 w Kielcach.

c) zlikwidowany Rodzinny Dom Dziecka Nr 1 w Kielcach

Sprawozdanie finansowe zlikwidowanego z dniem 31.08.2011 r. Rodzinnego Domu Dziecka Nr 1 w Kielcach zostało złożone 05.03.2012 r,, tj. 96 dni po terminie.

Bilans, rachunek zysków i strat oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki złożone do UM Kielce w dniu 05.03.2012 r. zostały sporządzone na nieprawidłowych formularzach.

Dane wykazane w zestawieniu obrotów i sald załączonym do złożonego w dniu 05.03.2012 r. sprawozdania finansowego są różne od danych wykazanych w zestawieniu obrotów i sald, które zostało wydrukowane z systemu finansowo-księgowego w dniu 06.03.2012 r. na potrzeby kontroli.

Wykazano różnice w zakresie:

- bilansów otwarcia.

- sald kont.

W Bilansie w Aktywach w pozycji B.II „Należności krótkoterminowe” oraz w pozycji B.II.1.1 „Należności z tytułu dostaw i usług” w kolumnie „Stan na koniec okresu” wykazana został kwota w wysokości 1 974,90 zł przy czym aktywa obrotowe i suma aktywów są równe „0”. Natomiast w załączonym do Bilansu „Zestawieniu obrotów i sald” wykazane jest saldo należności na koncie księgowym „201” w kwocie wskazanej w bilansie przy braku jakichkolwiek obrotów na tym koncie.

W Bilansie suma zobowiązań krótkoterminowych w pozycji D.I Pasywów w kolumnie „Stan na początek okresu” jest niewłaściwa – wykazana jest kwota 8 170,40 zł, a powinno być 7 720,40 zł.

W związku ze złożeniem nieprawidłowego formularza sprawozdania „Rachunek zysków i strat” w danych za rok 2010 kwota 1 954,92 zł wykazana została w pozycji D.III „Pokrycie amortyzacji” zamiast „Inne przychody operacyjne.

W Zestawieniu zmian w funduszu, w związku ze złożeniem nieprawidłowego druku, w danych za rok 2010 kwota 1 954,92 zł wykazana została w pozycji „Pokrycie amortyzacji”, a powinna być w pozycji „Inne zmniejszenia”.

W Rachunku zysków i strat, w danych na koniec roku wykazana została strata w kwocie -159 300,58 zł, która nie została ujęta w pozostałych sprawozdaniach finansowych oraz w załączonym do sprawozdania „Zestawieniu obrotów i sald”.

W Zestawieniu zmian w funduszu w danych za rok 2011 wykazany został jedynie Fundusz jednostki na początek okresu (BO), brak danych dotyczących zwiększeń funduszu i zmniejszeń funduszu, pomimo iż były zrealizowane dochody i wydatki budżetowe a wykazany fundusz na koniec okresu wynosi „0”.

W zestawieniu kosztów dołączonym do rachunku zysków i strat w kosztach zużycia materiałów i energii wykazane zostały paragrafy: 4740 i 4750 , które zostały zlikwidowane od dnia 01.01.2011r.

Faktura VAT nr 1502637 z 31.03.2011 r. wystawiona przez Wodociągi Kieleckie Sp. z o.o. dla Rodzinnego Domu Dziecka Kielce ul. Nowowiejska 14 na kwotę do zapłaty 184,90 zł została zapłacona przelewem dwukrotnie w miesiącu kwietniu tj. 12 i 18 kwietnia 2011 r.

W dniu 28.04.2011 r. do Urzędu Skarbowego została przekazana kwota podatku za miesiąc kwiecień w wysokości 451,08 zł. Ponadto, jak wynika z wyciągu bankowego z dnia 04.05.2011 r., do Urzędu Skarbowego została przekazana kwota, również za miesiąc kwiecień w wysokości 90,00 zł. Z naliczenia dokonanego na listach płac wynika, że kwota należnych zaliczek na podatek za miesiąc kwiecień wynosi 496,08 zł. Różnica między podatkiem naliczonym na listach płac, a zapłaconą zaliczką stanowi nadpłatę w wysokości 45 zł.

W dniu 30.03.2011 r. na koncie 130 została zaewidencjonowana kwota składek przekazanych na ubezpieczenia społeczne w wysokości 3562,98 zł niezgodna z kwotą wykazaną na deklaracji ZUS DRA i wyciągu bankowym z 30.03.2011 r., tj. 4033,42 zł. Ponadto kwota składek przekazanych na ubezpieczenie społeczne zaksięgowanych na koncie 130 w wysokości 1050,23 zł jest niezgodna z kwotą składek wykazanych w deklaracji ZUS DRA i wyciągu bankowym z dnia 30.03.2011 r. w kwocie 1103,63 zł.

Autor: Mariusz Osiński	Osoba publikująca: Mariusz Osiński Kancelaria Prezydenta
Data utworzenia: 11 wrzesień 2012 09:51	Data publikacji: 11 wrzesień 2012 09:51
Wersja: 1.0

Strona Archiwalna BIP

aktualna strona BIP Urzędu Miasta w Kielcach
(od dnia 01.01.2022 r.) to:

bipum.kielce.eu

Na skróty