Na podstawie upoważnienia Nr 2/2017z dnia 3 stycznia 2017 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce pracownicy Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce przeprowadzili w dniach od 4 stycznia 2017 r. do 17 lutego 2017 r. kontrolę problemową w Przedszkolu Samorządowym Nr 6 w Kielcach oraz w Przedszkolu Samorządowym Nr 34 w Kielcach w zakresie spraw organizacyjno – prawnych, gospodarki pieniężnej, rozrachunków, gospodarki środkami trwałymi i wyposażeniem oraz dochodów i wydatków budżetowych.

1.  W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Przedszkolu Samorządowym    Nr 6 w Kielcach stwierdzono, co następuje:

• Brak zgodności przepisów wewnętrznych ze stanem faktycznym (obowiązującym) w jednostce w zakresie m.in:  załączników do zasad (polityki) rachunkowości, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (dwie instrukcje), zasad gospodarowania środkami trwałymi, pozostałymi środkami trwałymi, wartościami niematerialnymi i prawnymi, organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej, zasad prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej, instrukcji magazynowej (dwie instrukcje), załącznika nr 4 do regulaminu pracy, regulaminu korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
• Stwierdzono, że pomimo braku kasy w jednostce pracownicy dokonują zakupów gotówkowych. Zwrot kosztów następuje na rachunek bankowy pracownika po przedłożeniu rachunku lub faktury w księgowości jednostki.
• W zakresie gospodarowania środkami trwałymi, pozostałymi środkami trwałymi, wartościami niematerialnymi i prawnymi stwierdzono, że osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg inwentarzowych jest nauczyciel grupy III, ale wpisów w księgach dokonują również inni pracownicy przedszkola. Oznaczenie wyposażenia jednostki nie jest zgodne z zapisami instrukcji dotyczącej gospodarki rzeczowymi składnikami majątkowymi jednostki, przedmioty są w ogóle nie oznaczone lub oznaczenie znajduje się w miejscu nie widocznym. Ponadto zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami meble, w tym leżaki dla dzieci (łóżeczka Lulek) bez względu na wartość powinny być ujmowane w ewidencji ilościowo – wartościowej, a nie w ewidencji ilościowej. Sprzęt przeznaczony do likwidacji lub wymieniony na nowy np. piecyk powinien podlegać ewidencji ilościowej, a nie pozostawać na ewidencji ilościowo – wartościowej do momentu faktycznej likwidacji. Na spisach inwentarzowych znajdujących się w pomieszczeniach wymienione jest tylko wyposażenie podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej.
• W wyniku czynności kontrolnych w zakresie ewidencji księgowej na kontach 011,013 stwierdzono, że faktura za ogrodzenie wystawiona 09.09.2016 r. do jednostki wpłynęła 14.09.2016 r. Wartość ogrodzenia według faktury wyniosła 55.000 zł i została ujęta na koncie 011 dnia 09.09.2016 r. zgodnie z dokument OT, a nie z datą 14.09.2016 r. czyli datą wpływu faktury. Zgodnie z przedstawioną do kontroli instrukcją gospodarki środkami trwałymi, wyposażeniem i wartościami niematerialnymi i prawnymi „przyjęcie do używania środków trwałych, pozostałych środków trwałych w drodze zakupu na podstawie faktury, odbywa się w oparciu o opis na odwrocie dokumentu zakupu". Natomiast na koncie 013 zaewidencjonowano zakup piecyka o wartości 970,03 zł. Z opisu na odwrocie faktury nie wynika czy na koncie 013 powinna być zaewidencjonowana tylko wartość zakupionego piecyka czy wartość piecyka wraz z art. remontowymi dla konserwatora (rura chrom, zawór, wężyk, kołek, wylewka).
• Kontroli poddano akta osobowe wybranych pracowników, przy czym w aktach osobowych ośmiu pracowników stwierdzono brak oświadczenia o zapoznaniu się
  z regulaminem wynagradzania oraz regulaminem pracy, oświadczenia bądź wniosku
  z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14-stu.
• W związku z harmonogramem pracy Dyrektora i głównej księgowej jednostki w miesiącu listopadzie 2016 roku wypłacono po terminie jeden ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop oraz w miesiącu sierpniu 2016 roku jedną nagrodę jubileuszową.
• Wyrywkowej kontroli poddano wynagrodzenia chorobowe, przy czym w jednym przypadku stwierdzono, że przy naliczeniu kolejnego wynagrodzenia chorobowego pracownika za okres 01.03.2016 r. do 06.03.2016 r. podstawa naliczenia wynagrodzenia została ponownie przeliczona przez program Płace z uwzględnieniem wypłaconego 02.03.2016 r. dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 rok i nie sprawdzona przez osobę odpowiedzialną za naliczenie wynagrodzeń. Pierwsze wynagrodzenie za czas choroby zostało naliczone i wypłacone za okres od 03.02.2016 r. do 29.02.2016 r. i tam została ustalona podstawa naliczenia wynagrodzenia chorobowego, z uwzględnieniem dodatkowego wynagrodzenia za 2014 rok.
• W wyniku wyrywkowej kontroli stwierdzono, że faktury zakupowe (wydatki rzeczowe oraz wydatki na art. spożywcze – żywieniowe) nie posiadają pełnej dekretacji. Ustalono, że dokumenty dekretowane są ręcznie na kontach syntetycznych (faktury, rachunki) oraz komputerowo (część wyciągów bankowych). Podział według klasyfikacji budżetowej znajduje się na odwrocie dokumentu. Brak jest natomiast wskazania źródła finansowania danego wydatku tzn. czy został sfinansowany ze środków budżetowych czy środków pochodzących z wyodrębnionego rachunku dochodów jednostek oświatowych. Ponadto nie wszystkie dekrety ręczne mają podaną datę ujęcia w księgach rachunkowych oraz pozycję dziennika. Skreślenia oraz poprawki na dokumentach powinny być nie tylko zaparafowane, ale także poprawione w taki sposób aby można było odczytać treść korygowaną, jak i skorygowaną. Ponadto ustalono, że dokumenty zakupowe (faktury, rachunki itp.) nie są zatwierdzane pod względem merytorycznym przez wyznaczonego pracownika lub osobę odpowiedzialną za dokonywanie poszczególnych zakupów np. za zakup środków czystości, wyposażenia oraz środków ochrony indywidualnej.
• W przypadku faktur dotyczących wydatków w § 4260 (za zakup energii elektrycznej, wody, gazu, energii c.o.) oraz § 4300 (za zakup ścieków oraz śmieci do momentu wprowadzenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi) w jednostce wprowadzono rozliczanie kosztów w Rozdziale 80148 za pomocą proporcji, a w Rozdziale 80149  ustalono, że wydatki na ucznia z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego naliczane są procentowo od ogólnej liczby dzieci przedszkola. Z przedstawionej do kontroli dokumentacji wynika, że powyższe zasady podziału kosztów nie są jednak w Przedszkolu przestrzegane.
• Kontroli poddano imienne karty ewidencyjne dotyczące środków ochrony indywidualnej odzieży i obuwia roboczego prowadzone przez intendenta/referenta. Stwierdzono, że w imiennych kartach ewidencyjnych wyposażenia pracowników brak jest wpisów odnośnie poszczególnych typów odzieży roboczej lub są wpisane i pobrane inne niż wymienione w załączniku nr 4 do Regulaminu pracy Przedszkola Samorządowego Nr 6 w Kielcach. Wyrywkowej kontroli poddano także naliczenie ekwiwalentu za pranie.  Stwierdzono, że w przypadku dozorców stawka miesięczna ekwiwalentu ustalona w załączniku nr 4 do Regulaminu pracy Przedszkola Samorządowego Nr 6 w Kielcach nie odpowiada stawce wypłaconej.
• W przypadku świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS stwierdzono, że osoby odpowiedzialne za gospodarowanie tymi środkami nie stosują się do zapisów Regulaminu korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Przedszkola Samorządowego Nr 6 w Kielcach z dnia 01.09.2013 r., w zakresie m.in. ustalenia kwoty bazowej na kolejny rok kalendarzowy, terminu składania oświadczeń o dochodach, dokumentów niezbędnych do otrzymania zapomogi z tytułu wypadku losowego lub wyjątkowo trudnej sytuacji materialnej czy ustalonej dla danego świadczenia wartości procentowego dofinansowania dla poszczególnych progów dochodowych.
• Umowy na dostawy art. żywnościowych m.in. pieczywa, warzyw, owoców, towarów dystrybuowanych przez RADOSTOWĘ  są zawarte na czas nieokreślony.

2. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w Przedszkolu Samorządowym Nr 34 w Kielcach stwierdzono, co następuje:

• W 2016 roku wynagrodzenie za czas urlopu ze zmiennych składników dla dozorców obliczano jak dodatek za godziny nocne, a nie jako wynagrodzenie ze zmiennych składników wypłaconych pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
• Ponadto średnia urlopowa dla nauczycieli ze zmiennych składników została wypłacona raz w miesiącu lipcu pomimo, iż nauczyciele wykorzystywali urlopy w różnych miesiącach lub nie wykorzystali urlopu w pełnej przysługującej im wysokości.
• W trakcie kontroli ustalono, że jedna nagroda jubileuszowa dla pracownika niepedagogicznego za 40 lat pracy została wypłacona dnia 9.12.2016 r., a z akt osobowych i wyliczeń programu kadrowego wynika, że pracownica prawo do nagrody nabyła dopiero w dniu 31.12.2016 r. W przypadku dwóch nagród jubileuszowych pracowników pedagogicznych data nabycia wypadła na dzień 01.09.2016, a jednej nagrody wypadła na dzień 09.09.2016. Wszystkie trzy nagrody jubileuszowe zostały wypłacone w dniu 14.09.2016 r. Zgodnie z Regulaminem wynagradzania nauczycieli zatrudnionych w PS 34 Kielce wypłata nagrody jubileuszowej powinna nastąpić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody. Ponadto w podstawie dwóch nagród pracowników pedagogicznych nie ujęto 1/12 jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli.
• Wyrywkowej kontroli poddano naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2016, przy czym stwierdzono, że w przypadku osób korzystających z urlopu okolicznościowego lub zwolnienia w celu sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 14-stu dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało naliczone niezgodnie z zapisami § 5 Rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy (Dz.U. z 1996, nr 62, poz.289 z póź. zm.).
• Wyrywkowej kontroli poddano wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy, zasiłek macierzyński losowo wybranych pracowników. W przypadku jednego wynagrodzenia za chorobę, zasiłku chorobowego oraz zasiłku opiekuńczego podczas kontroli stwierdzono, że  podstawa wymiaru ww. zasiłków została błędnie naliczona. W podstawie uwzględniono dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości 1/12 bez uzupełnienia pomimo tego, że składnik ten jest proporcjonalnie zmniejszany za okres nieobecności usprawiedliwionych i powinien być uzupełniony zgodnie z art. 37 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2016 r. poz. 372 z póź. zm). Ponadto kontrola dwóch zasiłków macierzyńskich wykazała, że u jednego pracownika pedagogicznego niepotrzebnie została przeliczona podstawa zasiłku przy zmianie etatu i wynagrodzenia pracownika w miesiącu wrześniu 2016 roku (w trakcie zasiłku macierzyńskiego), a u drugiego pracownika w styczniu 2016 roku nie została przeliczona podstawa zasiłku, pomimo iż nastąpiła zmiana minimalnego wynagrodzenia za pracę.